การประชุมก่อนเริ่มงานตรวจสอบ…ใครว่าไม่สำคัญ (Effective Kickoff Meeting)

การประชุมก่อนเริ่มงานตรวจสอบ…ใครว่าไม่สำคัญ (Effective Kickoff Meeting)

บทความเรื่อง “การประชุมก่อนเริ่มงานตรวจสอบ…ใครว่าไม่สำคัญ” เป็นบทความที่ผมแปลและเรียบเรียบให้กับสมาคมผู้ตรวจสอบภายใน ลงในวารสารตรวจสอบภายในตั้งแต่ประมาณปี 2009 เห็นว่าเนื้อหายังคงมีความน่าสนใจ และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้จริง จึงขอนำมาลงในเว็บของ Riskless Solutions เพื่อแชร์ให้เพื่อนๆ ที่ยังไม่ได้อ่าน เผื่อจะเป็นประโยชน์ต่อเพื่อนๆ นะครับ

ผู้ตรวจสอบภายในทั้งหลายครับ…ลองถามตัวท่านเอง หรือพิจารณางานในหน่วยงานของท่านว่า ในปัจจุบันท่านให้ความสำคัญต่อการประชุมกับผู้รับการตรวจสอบก่อนเริ่มต้นงานตรวจสอบหรือไม่ ถ้าคำตอบของท่านคือ “ไม่” หรือ “ไม่แน่ใจ” ลองพิจารณาจากบทความนี้ครับ

ในการปฏิบัติงานตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบภายในอาจมองข้ามความสำคัญของการประชุมก่อนการเริ่มต้นงานตรวจสอบ (Kickoff Meeting) ทั้งที่ความจริงแล้ว ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนเริ่มต้นของงานตรวจสอบที่สำคัญ และเป็นวิธีที่ทำให้ผู้ตรวจสอบภายในพบกับผู้รับการตรวจสอบอย่างเป็นทางการครั้งแรก ซึ่งผู้ตรวจสอบภายในก็สามารถใช้โอกาสนี้ผูกมิตรหรือสร้างความคุ้นเคยกับผู้รับการตรวจสอบ กำหนดภาพรวมของงานตรวจสอบนั้นได้ ทั้งนี้ ผู้ตรวจสอบภายในท่านใดที่ได้ดำเนินการในส่วนนี้อยู่แล้ว แต่รู้สึกว่ายังไม่เกิดประสิทธิผลเท่าที่คาดหวังไว้ ลองอ่านมุมมองการดำเนินการที่ท่านควรใส่ใจและให้ความสำคัญ เพื่อเป็นแนวทางที่ทำให้ท่านบรรลุวัตถุประสงค์ได้

การประชุมก่อนการตรวจสอบ เป็นขั้นตอนที่มีประโยชน์ต่อการบริหารจัดการงานตรวจสอบที่ช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ในงานตรวจสอบได้ อาทิเช่น การแนะนำตัวของทีมผู้ตรวจสอบภายใน การอธิบายถึงวัตถุประสงค์และขั้นตอนการดำเนินงานในการตรวจสอบ ช่องทางหรือวิธีการสื่อสาร ระยะเวลาในการตรวจสอบของงาน อีกทั้ง เป็นขั้นตอนที่เราสามารถชี้แจงถึงบทบาทหน้าที่ของผู้ตรวจสอบภายใน และประโยชน์ที่ผู้รับการตรวจสอบจะได้รับจากการตรวจสอบ

การเตรียมความพร้อมของทีมผู้ตรวจสอบภายใน (Audit Team Preparation)

“เวลาก็น้อย”

“ทีมงานผู้ตรวจสอบภายในของเราก็ยังไม่เข้าใจในงานของหน่วยงานที่เราจะตรวจสอบได้อย่างดีพอ”

จากข้อจำกัดดังกล่าวข้างต้น อาจทำให้ผู้ตรวจสอบภายในบางท่านมองถึงข้อจำกัดในการวางแผนการประชุมก่อนการตรวจสอบ ขอให้คิดแบบนี้ครับ “ก่อนการประชุมกับผู้รับการตรวจ หากทีมงานของเรามีความรู้ความเข้าใจในเรื่องของหน่วยงานที่เราจะเข้าตรวจสอบมากเท่าไร จะยิ่งสร้างความประทับใจแรกให้กับผู้รับการตรวจสอบ ซึ่งนับเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยในเรื่องของการดำเนินการตรวจสอบต่อไป” เราอย่านำเอาอุปสรรคต่างๆ มาเป็นข้อจำกัดในการจัดประชุมก่อนการตรวจสอบ ดังนั้น การเตรียมความพร้อมของทีมผู้ตรวจสอบจึงเป็นสิ่งสำคัญที่พวกเราควรตระหนักถึง ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี อาทิ การศึกษาข้อมูลในกระดาษทำการเก่าจากการตรวจสอบครั้งก่อน การหาข้อมูลในอินทราเน็ท การศึกษาหนังสือสัญญาต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง หรือ กฏระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เช่น U.S. Sarbanes-Oxley Act of 2002 เป็นต้น

การเตรียมความพร้อมมาเป็นอย่างดีนั้น จะช่วยให้ผู้ตรวจสอบภายในสามารถชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของงานตรวจสอบ อีกทั้งจะช่วยให้ผู้รับการตรวจสอบมองเห็นถึงความสามารถของผู้ตรวจสอบภายในได้อีกด้วย ซึ่งสิ่งที่ทีมตรวจสอบภายในไม่ควรละเลยในการเตรียมความพร้อม ได้แก่

  • เตรียมการสนทนาถึงวัตถุประสงค์และขอบเขตในการตรวจสอบ รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่สามารถหาได้เกี่ยวกับหน่วยงานที่เราจะเข้าตรวจ ซึ่งอาจได้มาจากผู้ตรวจสอบภายในที่เคยมีประสบการณ์ในการตรวจหน่วยงานนี้มาก่อน
  • สนทนากับฝ่ายจัดการ หรือผู้บริหารที่มีหน้าที่ดูแลงานของผู้รับการตรวจสอบ ให้พิจารณาสังเกต ถึงลักษณะ ท่าทาง และรูปแบบการพูดคุย ว่ามีประเด็นอะไรที่ผู้ตรวจสอบภายในควรตระหนักถึง และให้ความระมัดระวัง
  • พิจารณาเรื่องของความสะดวกในการเดินทางไปยังสถานที่จัดประชุมด้วยว่าเหมาะสมหรือไม่ สถานที่ประชุมควรเป็นที่พึงพอใจทั้งผู้ตรวจสอบและผู้รับการตรวจสอบ บางครั้งอาจต้องหลีกเลี่ยงการ ใช้สำนักงานส่วนตัวเป็นที่ประชุม เพราะผู้รับการตรวจสอบอาจเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีได้ สถานที่ประชุมควรมีที่นั่งเพียงพอต่อผู้เข้าร่วมการประชุม และจำนวนคนเข้าร่วมการประชุมก็ควรมีความสมดุลกันระหว่างผู้ตรวจสอบกับผู้รับการตรวจสอบ

หากไม่สามารถหาสถานที่ที่เหมาะสมในการประชุมได้ การจัดทำ Conference Call หรือ Video Conference จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการจัดการประชุมก่อนการตรวจสอบได้เช่นกัน

การเตรียมความพร้อมของผู้รับการตรวจสอบ (Client Preparation)

ผู้ตรวจสอบภายในไม่สามารถคาดหวังให้ผู้รับการตรวจสอบจัดเตรียมความพร้อมเหมือนที่ทีมตรวจสอบดำเนินการได้ หากก่อนการเริ่มประชุม ผู้ตรวจสอบภายในควรจัดส่งรายการข้อมูลทั่วไปที่จำเป็นสำหรับงานตรวจสอบให้ผู้รับการตรวจสอบเพื่อการจัดเตรียมล่วงหน้า ซึ่งการจัดส่งรายการนั้นควรเผื่อเวลาให้แก่ผู้รับการตรวจจัดเตรียมข้อมูลได้อย่างเหมาะสม

รายการที่ควรร้องขอให้ผู้รับการตรวจสอบช่วยจัดเตรียมให้ อาทิเช่น คู่มือนโยบายและแนวทางในการปฏิบัติงาน แผนผังการทำงาน วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ โครงสร้างองค์กรของหน่วยงาน การวัดผลความสำเร็จของหน่วยงาน สัญญา กฎหรือระเบียบข้อบังคับต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ เป็นต้น

ในเอกสารประกาศแจ้งนัดประชุม ผู้ตรวจสอบภายในควรระบุให้ผู้รับการตรวจสอบนำเอกสารต่างๆ ตามรายการที่ร้องขอมาด้วย และแจ้งให้ผู้รับการตรวจสอบเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานมาเข้าร่วมประชุมได้อย่างเหมาะสม

ระเบียบวาระการประชุม (The Agenda)

เนื่องด้วยเวลาในการสนทนาเป็นสิ่งที่ต้องใช้อย่างคุ้มค่า และเพื่อให้มั่นใจว่าประเด็นที่จำเป็นในการพูดคุย กับผู้รับการตรวจสอบนั้นครบถ้วน ดังนั้น ระเบียบวาระการประชุมจึงควรเรียบง่าย และคัดเฉพาะหัวข้อที่จำเป็นซึ่งเกี่ยวข้องกับงานตรวจสอบเท่านั้น และเนื่องจากผู้รับการตรวจสอบที่เข้าร่วมประชุมนั้นอาจจะมีตั้งแต่ระดับผู้จัดการจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ ดังนั้น ผู้ตรวจสอบภายในควรตระหนักถึงน้ำหนักในการจัดแบ่งหัวข้อสนทนาให้มีความสมดุลกันด้วย

วาระการประชุมก่อนการตรวจสอบที่สำคัญ ประกอบด้วย

  • การแนะนำตัว และเกริ่นนำถึงงานตรวจสอบ (Introduction)
  • วัตถุประสงค์ และขอบเขตในการตรวจสอบ (Audit Objective and Scope)
  • กระบวนการ และระยะเวลาในการตรวจสอบ (Audit Process and Time Line)
  • การติดต่อสื่อสาร การรายงาน และกิจกรรมการติดตามผล (Communication, Reporting and Follow-up Activities)
  • การสนทนาถึงวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของหน่วยงานซึ่งสอดคล้องกับบริษัท รวมทั้งปัจจัยความเสี่ยงและกิจกรรมหลักของหน่วยงาน (Business Objectives, Risks, and Key Activities)

ผู้ตรวจสอบภายในสามารถพัฒนาระเบียบวาระการประชุมให้เป็นมาตรฐานของหน่วยงานตรวจสอบ เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่เกิดข้อผิดพลาดต่างๆ ต่อหัวข้อสำคัญเหล่านี้ อีกทั้ง ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยผู้ตรวจสอบภายในมือใหม่ได้ และเพื่อให้ผู้รับการตรวจสอบมองเห็นภาพรวมของการประชุม จึงควรนำระเบียบวาระการประชุมแนบกับเอกสารประกาศแจ้งนัดการประชุมด้วย

การดำเนินการจัดการประชุม (Conducting the Meeting)

จากข้างต้น ที่กล่าวถึงความสำคัญของ “เวลา” ผู้ตรวจสอบภายในควรเดินทางมาถึงก่อนเวลา และเริ่มการประชุมให้ตรงเวลา ทั้งนี้ ควรจัดเตรียมความพร้อมก่อนการประชุมในเรื่องเอกสารและการนำเสนอ เช่น การส่งเอกสารเกี่ยวกับการประชุมทั้งหมดให้ผู้รับการตรวจสอบทางอีเมล์ก่อนวันประชุม การเตรียมพิมพ์เอกสารเผื่อไว้ในกรณีที่ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้นำเอกสารมา และการพิจารณาใช้อุปกรณ์นำเสนอ เช่น เครื่องฉายภาพบนจอ (Overhead Projector)

การประชุมควรเริ่มต้นจากการแนะนำสมาชิกในทีมผู้ตรวจสอบ และอธิบายถึงบทบาท หน้าที่ของ   ผู้ตรวจสอบภายในต่อการปฏิบัติงานตรวจสอบ ในทำนองเดียวกัน เราควรให้ผู้รับการตรวจสอบแนะนำตนเอง และอธิบายถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคน ทั้งนี้ ผู้ตรวจสอบภายในควรดำเนินการประชุมตามวาระการประชุมที่จัดเตรียมไว้ เพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหาการประชุมจะไม่ออกนอกกรอบ นอกจากนี้ การมอบหมายหน้าที่ให้สมาชิกทีมผู้ตรวจสอบที่มีไหวพริบเป็นผู้ควบคุมเรื่องเวลาและกรอบการประชุม ซึ่งนับเป็นวิธีการจัดการอีกทางหนึ่ง เช่น เมื่อสนทนาในเนื้อหาที่เบี่ยงเบนจากกรอบการประชุม ผู้ตรวจสอบควรจะหาวิธีการที่จะนำการสนทนานั้นกลับมาตามกรอบที่วางไว้ และเพื่อให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่น หัวหน้าทีมตรวจสอบควรมอบหมายหน้าที่ให้สมาชิกในทีมหนึ่งคน เป็นผู้ดูแลการจดบันทึกรายละเอียดการประชุม แต่ถ้าผู้ตรวจสอบภายในจำเป็นต้องดำเนินการประชุมเพียงคนเดียว อาจต้องอาศัยการจดบันทึกแบบย่อ และหลังการประชุม ให้นำมาบันทึกอธิบายเพิ่มเติมไว้ในกระดาษทำการทันที เพื่อหลีกเลี่ยงการถามคำถามเดิมกับผู้รับการตรวจสอบภายหลังการประชุม

การดำเนินการประชุมควรอยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด เพื่อแสดงความเคารพและให้เกียรติกับผู้รับการตรวจสอบ และผู้ตรวจสอบภายในควรปิดการประชุมตามกำหนดเวลาที่วางไว้ แม้ว่าการสนทนาตามหัวข้อวาระการประชุมยังไม่เสร็จสิ้นก็ตาม แต่หากผู้รับการตรวจสอบยินดีที่จะให้เวลากับทีมตรวจสอบ จึงเป็นโอกาสดีที่ทีมผู้ตรวจสอบจะได้สนทนาและเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่องกระบวนการทำงานของผู้รับการตรวจสอบ อย่างไรก็ตาม ในระหว่างการประชุมก่อนตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบภายในควรหลีกเลี่ยงคำถามที่เกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงานพื้นฐานของหน่วยงานผู้รับการตรวจ เพราะคำถามดังกล่าว อาจนำไปสู่มุมมองของการไม่เตรียมความพร้อมก่อนการประชุมได้

มาสร้างพันธมิตรกันดีกว่า (Building Partnerships)

ท่านลองสังเกตดูนะครับว่า ผู้รับการตรวจสอบในองค์กรของท่าน รับรู้และเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของผู้ตรวจสอบภายในมากน้อยแค่ไหน มีผู้ตรวจสอบภายในท่านใดบ้างที่รู้สึกว่า ต้องใช้ความพยายามอย่างมากต่อการเข้าถึงผู้รับการตรวจสอบเพื่อให้เกิดความร่วมมือ และบรรลุวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ ซึ่งสาเหตุที่ทำให้ท่านเกิดความรู้สึกเช่นนั้น อาจเกิดจากปัญหาในการรับรู้คุณค่าในงานตรวจสอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากผู้รับการตรวจสอบบางคนมีประสบการณ์ที่ไม่ดีกับงานตรวจสอบภายใน ไม่ว่าจะเป็นประสบการณ์ที่มาจากองค์กรเดิมที่เคยอยู่ หรือมาจากทีมผู้ตรวจสอบภายในชุดก่อนหน้านี้

ดังนั้น การประชุมก่อนเริ่มงานตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นโอกาสอันดีสำหรับผู้ตรวจสอบภายในที่จะแสดงให้เห็นถึงความเอาใจใส่และให้เกียรติแก่ผู้รับการตรวจสอบ การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการกำหนดลักษณะทั่วไปในการดำเนินงานตรวจสอบร่วมกับผู้รับการตรวจ รวมถึงการสื่อสารที่เกี่ยวกับวัตถุประสงค์และคุณค่าของงานตรวจสอบ อีกทั้ง ผู้ตรวจสอบภายในและผู้รับการตรวจสอบยังได้สร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน ทั้งระหว่างการดำเนินงาน และภายหลังงานตรวจสอบเสร็จสิ้น ซึ่งผู้ตรวจสอบภายในอาจมีโอกาสให้บริการคำปรึกษาแก่ผู้รับการตรวจสอบ เช่น ความช่วยเหลือในการจัดการความเสี่ยง หรือแนะนำแนวทางการควบคุมภายในหากมีการจัดระบบการทำงานใหม่ เป็นต้น

นอกจากนี้ ผู้ตรวจสอบภายในควรใช้การประชุมนี้ เป็นเวทีในการ “ขาย” บทบาทหน้าที่ของผู้ตรวจสอบ และการบริการงานตรวจสอบที่ช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับหน่วยงานที่มีวัตถุประสงค์สอดคล้องกับองค์กรเฉกเช่นเดียวกับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ และเมื่อใดก็ตามที่ทีมผู้ตรวจสอบภายในกับผู้รับการตรวจสอบมีความเข้าใจ ยอมรับหน้าที่และลักษณะงานของกันและกัน ย่อมช่วยให้ปัญหาเรื่องความขัดแย้งในอนาคตลดลง และนำไปสู่ความร่วมมือกันระหว่างพันธมิตรทางธุรกิจต่อไปในอนาคต

++++++++++++++++++++++++++++

ผู้แปลและเรียบเรียง ศรรณ ทองประเสริฐ, CIA
จากบทความของ Rick Wright และแก้ไขเพิ่มเติมจาก David O’ Regan
นิตยสาร Internal Auditor – เมษายน 2009

 สนใจบริการงานตรวจสอบภายใน ติดต่อ e-mail: info@risklesssolutions.com

Comments

comments

(Visited 1,309 times, 4 visits today)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *