การจัดทำนโยบายบริษัทเป็นกระบวนการที่สำคัญเพื่อกำหนดแนวทางและกติกาที่พนักงานภายในบริษัททุกระดับต้องปฏิบัติตาม
เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปในทิศทางที่ถูกต้องและสอดคล้องกับค่านิยม วิสัยทัศน์ และเป้าหมายขององค์กร ทั้งนี้ นโยบายต่างๆ ที่สำคัญของบริษัท จะถูกประเมินในส่วนของการควบคุมภายในองค์กร หรือ Control Environment ตามกรอบแนวทางการควบคุมภายในของ COSO ดังนั้น ขั้นตอนและแนวทางที่ช่วยในการจัดทำนโยบายบริษัท เป็นดังนี้
- กำหนดวิสัยทัศน์และพันธกิจ (Vision and Mission Statement): บริษัทที่ต้องการจัดทำนโยบายให้มีความชัดเจน ควรเริ่มต้นด้วยการกำหนดวิสัยทัศน์ที่บริษัทต้องการทำให้เป็นจริงในอนาคตและพันธกิจที่บริษัทจะศึกษาในการดำเนินงานเพื่อให้ความชัดเจนในทิศทางและเป้าหมายขององค์กร.
- วิเคราะห์สภาวะแวดล้อม (Environmental Analysis): ทำการศึกษาและวิเคราะห์สภาวะแวดล้อมภายนอกและภายใน เพื่อเข้าใจความเสี่ยงและโอกาสที่อาจมีผลต่อธุรกิจ ซึ่งจะช่วยในการกำหนดเป้าหมายและแผนการดำเนินงาน.
- กำหนดค่านิยมและจรรยาบรรณองค์กร (Core Values and Ethics): กำหนดค่านิยมที่บริษัทเชื่อมั่นและจรรยาบรรณที่ต้องปฏิบัติตามในการดำเนินงาน เพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มีความสอดคล้องและสอดคล้องกับค่านิยมนี้.
- กำหนดเป้าหมายและยุทธศาสตร์ (Goals and Strategies): กำหนดเป้าหมายที่เป็นไปในทิศทางขององค์กร และวางแผนยุทธศาสตร์ที่ช่วยให้บริษัทบรรลุเป้าหมายนั้นๆ โดยคำนึงถึงความเหมาะสมกับสภาวะแวดล้อม.
- กำหนดนโยบายและกระบวนการทำงานที่ชัดเจน (Policies and Processes): กำหนดนโยบายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน รวมถึงการกำหนดกระบวนการทำงานต่างๆ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามแนวทางที่กำหนด.
- กำหนดระบบบริหารความรับผิดชอบ (Accountability System): กำหนดระบบที่ชัดเจนในการรับผิดชอบต่อผลงานและการปฏิบัติงาน รวมถึงการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคคลในองค์กร.
- การสื่อสารและการสร้างความตระหนักรู้ (Communication and Awareness Building): สร้างแผนการสื่อสารเพื่อให้คนภายในและภายนอกเข้าใจและรู้จักนโยบายและแนวทางของบริษัท ช่วยสร้างความตระหนักรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร.
- การติดตามและประเมินผล (Monitoring and Evaluation): ติดตามและประเมินผลการดำเนินงานเพื่อดูว่านโยบายและแผนการดำเนินงานได้ผลตามเป้าหมายหรือไม่ และปรับปรุงตามความจำเป็น.
- การพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement): ทำการปรับปรุงนโยบายและกระบวนการต่างๆ เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและการปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงของสภาวะแวดล้อม.
- การประชุม หารือ และสื่อสาร (Meetings and Discussions): สร้างช่องทางในการประชุมและเสวนาเพื่อให้คนที่เกี่ยวข้องมีโอกาสเข้าร่วมการสร้างนโยบายและแสดงความคิดเห็น.
เมื่อคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว คุณจะได้รับแนวทางที่ชัดเจนในการจัดทำนโยบายบริษัทของคุณที่มีความชัดเจน และนอกจากนั้นยังช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มีความรับผิดชอบและประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้วย.
ดังนั้น บริษัทที่มีแผนจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ หรือ การทำ IPO จะต้องตระหนักถึงการจัดทำนโยบายที่สำคัญของบริษัทให้ชัดเจน เป็นลายลักษณ์อักษร เนื่องจากการจัดทำนโยบายบริษัทเป็นกระบวนการที่สำคัญเพื่อกำหนดแนวทางและหลักการในการดำเนินกิจกรรมภายในบริษัท นโยบายเหล่านี้จะช่วยให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจและปฏิบัติตามแนวทางเดียวกัน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และค่านิยมขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน