“การเติบโตของกรณีทุจริตในองค์กรกีฬาเยาวชนท้องถิ่นที่มีแนวโน้มสูงขึ้น นั่นคือ จุดเปลี่ยนที่องค์กรในลักษณะที่ไม่แสวงหากำไร จะต้องมีความรู้ความสามารถในเรื่องของการกระทำ “ทุจริต” มากขึ้น”

เมื่ออาชีพ “นักกีฬา” เริ่มเป็นที่นิยมของคนรุ่นใหม่ บทความนี้จึงมีความน่าสนใจสำหรับผู้ตรวจสอบภายในอย่างเรา โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานตรวจสอบในองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร

ล่าสุดมีบทความใน New York Times รายงานถึงกรณีทุจริตมากกว่า 100 กรณีที่มีความเกี่ยวโยงกับศูนย์กีฬาเยาวชนในประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งเป็นกรณีที่มีหลักฐานพิสูจน์ได้ว่ามีการกระทำผิดจริง มีการจับกุม ทั้งการยักยอกเงิน และกรณีทุจริตคอรัปชั่นอื่นๆ

ทางศูนย์สถิติการกุศล องค์กรการกุศล ได้ออกมาเปิดเผยถึงองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร อย่างศูนย์กีฬาเยาวชน 14,000 แห่งของสหรัฐอเมริกามีรายได้สูงถึง 9 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ ในขณะที่ New York Times ได้รายงานว่าลีกท้องถิ่นเริ่มมีการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่ดูเหมือนจะเป็นองค์กรที่มีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น โดยเฉพาะหากพิจารณาจากงบประมาณที่มากกว่า 250,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อปีซึ่งถือเป็นจำนวนเงินที่สูงขึ้นอย่างมีสาระสำคัญ ในทางกลับกัน หากพิจารณาถึงการบริหารงาน พบว่าขาดการดูแลละเลยถึงกฎระเบียบข้อบังคับที่ควรจะมี จึงเป็นที่มาของบทความนี้ ที่จะทำให้ผู้ตรวจสอบภายในตระหนักถึงความเสี่ยงของการทุจริตที่จะเกิดขึ้นได้ภายในองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร

บทเรียนที่น่าสนใจ

หากเพื่อนๆ ได้ยินข่าวเรื่องการกระทำทุจริตในศูนย์กีฬาเยาวชน ผมก็ว่ามันไม่น่าแปลกใจเท่าไรหรอก ก็องค์กรลักษณะนี้ มีการดำเนินงานที่มีช่องโหว่ ซึ่งมีความเสี่ยงอย่างเป็นสาระสำคัญที่สามารถทำกิจกรรมอันไม่พึงประสงค์ได้มากกว่ารูปแบบหรือลักษณะขององค์กรประเภทอื่น

หากจะขยายความให้เห็นภาพมากขึ้นถึงลักษณะหลักๆ ขององค์กรแบบนี้ เช่น ข้อจำกัดของเงินทุน การใช้บุคลากรแบบอาสาสมัครที่มีคนเข้าออกอยู่ตลอด (Turnover สูง) การขาดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถทางธุรกิจและเป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านการเงิน ตัวบุคคลที่เข้ามาทำงานก็สามารถเข้าถึงเงินสด หรือทรัพย์สินต่างๆ ได้ง่าย เป็นต้น ที่เกริ่นมาเนี่ย…เพื่อนๆ พอจะเห็นช่องทางเทาๆ ที่ก่อให้เกิดการทำทุจริตกันหรือยัง สิ่งต่อไปนี้ จะเป็นแนวทางในการทำงานที่ช่วยให้เราสามารถระบุการกระทำทุจริตได้แบบง่ายๆ

เติมเต็มองค์ความรู้ทางด้านทุจริต

องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรเป็นองค์กรที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเชื่อใจ โดยออกแบบให้ขับเคลื่อนโดยพนักงานที่ส่วนใหญ่เป็นอาสาสมัครเข้ามาทำงานด้วยใจ นอกจากนี้แล้ว หลายๆ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรที่ถูกตรวจพบว่ามีการกระทำทุจริตภายในองค์กร ก็มักจะปิดเรื่องให้เงียบที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อหลีกเลี่ยงการเป็นจุดสนใจ และแน่นอน…ภาพลบเหล่านี้จะทำให้องค์กรขาดความน่าเชื่อถือ และเสียชื่อเสียง

ทว่า จะไม่เป็นเช่นนั้นอีกต่อไป การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้นไม่ใช่เพราะอัตราการทำทุจริตเพิ่มสูงขึ้น ในปี 2008 หน่วยงานสรรพากรของสหรัฐอเมริกา (U.S. Internal Revenue Service – IRS) ได้ออกกฎระเบียบและข้อกำหนดในการประเมินประสิทธิภาพในการบริหารงบประมาณขององค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร ดังนี้

“องค์กรใดที่ได้รับการยกเว้นภาษี ที่มีรายได้รวมมากกว่าหรือเท่ากับ 200,000 ดอลลาร์สหรัฐ หรือมีสินทรัพย์มากกว่าหรือเท่ากับ 500,000 ดอลลาร์สหรัฐ ถูกกำหนดให้ต้องเปิดเผยข้อมูลเพิ่มเติมลงในแบบฟอร์มการแจ้งข้อมูลต่อรัฐ (IRS Form 990) นอกจากนี้ ในกรณีที่มีการฉ้อฉล ยักยอกเงินมากกว่า 250,000 ดอลลาร์สหรัฐ หรือร้อยละ 5 ของยอดรายได้รวม หรือร้อยละ 5 ของมูลค่าทรัพย์สิน องค์กรเหล่านี้ถูกกำหนดให้ต้องเปิดเผยต่อสาธารณชนด้วย

จะว่าไป องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรเองก็ไม่อยากที่จะออกกฎระเบียบ หรือการควบคุมอะไรที่มากมาย เพราะมันจะสร้างบรรยากาศของการไม่เชื่อใจกันในการทำงาน แต่พวกเขาต้องหามาตรการ หรือการดำเนินงานที่ปลูกฝังให้เกิดพฤติกรรมจริยธรรม และลดช่องโหว่ที่ยั่วยวนให้เกิดการกระทำผิด ซึ่งพวกเขาต้องสร้างหรือพัฒนาให้เกิดความโปร่งใส อย่างเช่น ข้อมูลทางการเงิน นโยบายขององค์กร และทิศทางการดำเนินงานควรกำหนดให้ชัดเจน และสื่อสารไปยังผู้เกี่ยวข้อง เช่น แจ้งข้อมูลในเว็บไซต์ของหน่วยงาน ที่ผู้มีส่วนได้เสียสามารถเข้าถึงข้อมูล และเห็นภาพของการทำงานของหน่วยงานได้อย่างชัดเจน ในขณะเดียวกัน การกระทำดังกล่าวเสมือนการส่งสารในแง่บวกต่อพนักงานและอาสาสมัครด้วย

นอกจากนี้ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรต้องกำหนดนโยบายที่เกี่ยวกับการกระทำทุจริต และจรรยาบรรณในการทำงานหรือมาตรฐานทางจริยธรรม (Code of Conduct) ให้ชัดเจน เพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ให้ความสำคัญในเรื่องดังกล่าว ดังนั้น เมื่อมีการกระทำทุจริต ผู้กระทำความผิดจะต้องถูกฟ้องร้องดำเนินคดี ไม่ใช่ว่าเอาเรื่องดังกล่าวซุกซ่อนให้เงียบหายไป

กำหนดให้มีการควบคุมภายในอย่างน้อยในเรื่องการเงินและสินทรัพย์

รูปแบบของการควบคุมที่เป็นหัวใจหลักในเรื่องนี้คือ การแบ่งแยกหน้าที่ (Segregation of Duties) เพื่อนๆ คงคุ้นเคยกับการกำหนดให้มีการผ่านลำดับชั้นในการอนุมัติเพื่อให้ยากต่อการกระทำอันไม่พึงประสงค์ อย่างกระบวนการจ่ายเงินที่กำหนดให้ต้องมีผู้มีอำนาจ 2 คน ลงนามในเช็คร่วมกัน หากพิจารณาเทียบเคียงกับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรขนาดเล็ก ก็อาจจะต้องวางระบบให้มีการกำหนดลำดับชั้นในการอนุมัติ อย่างการออกแบบให้มีการลงนาม 2 คนจากอาสาสมัครหรือผู้อำนวยการศูนย์

แม้ว่าจะเป็นองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรขนาดเล็ก ทั้งการจ่ายเช็ค เครดิตการ์ด หรือการเบิกเงินสดต่างๆ ก็ควรมีหลักฐานเอกสารประกอบที่ชัดเจนเหมาะสม แน่นอน บุคคลผู้ทำการเบิกไม่ควรเป็นคนเดียวกับผู้ทำจ่าย และควรมีอาสาสมัครที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่หรือรายการดังกล่าว รับผิดชอบในการทำกระทบยอดบัญชีธนาคาร สอบทานรายงานสรุปการใช้เครดิตการ์ด รวมถึง ด้านของการรับเงิน การฝากเงิน และกระทบยอดเงินของกองทุน ถ้าเป็นไปได้ สัญญาต่างๆ ควรได้รับการอนุมัติจากผู้ไม่มีส่วนได้เสีย สัญญาขนาดใหญ่ควรมีการเปรียบเทียบหรือประกวดราคาอย่างโปร่งใส และควรมีการตรวจนับสินทรัพย์ และสินค้าคงคลังอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่าไม่มีอุปกรณ์ หรือสินค้าใดๆ หายไป

การรับสมาชิกใหม่ และการจัดการทรัพยากรบุคคลที่ดี

ความสมดุลของตัวแทนผู้ทำงานในด้านต่างๆ ของอาสาสมัคร หรือผู้นำ อย่างทางด้านการเงิน การตรวจสอบ หรือผู้เชี่ยวชาญทางด้านธุรกิจ เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยป้องกันการกระทำทุจริตได้ อย่างน้อยในขั้นตอนการรับอาสาสมัครเข้าใหม่ ควรมีการสอบทานประวัติหรือตรวจสอบภูมิหลัง (Background check) ของผู้สมัครด้วย อาทิ ข้อมูลประวัติอาชญากรรม ข้อมูลที่ว่าก่อนหน้านี้เคยมีการกระทำทุจริตจากองค์กรอื่นมาก่อนหรือไม่ มีหนี้สินมากมายถึงขนาดที่จะเป็นชนวนให้มีการกระทำการอันมิชอบหรือไม่ สิ่งเหล่านี้จะเป็นข้อมูลสำคัญที่จะนำมาพิจารณาว่าจะรับหรือไม่รับ

สมาคมผู้ตรวจสอบการทุจริต (Association of Certified Fraud Examiners: ACFE) รายงานว่า ร้อยละ 6 ของผู้กระทำความผิดสารภาพว่า เคยมีประวัติที่กระทำทุจริตจากที่ทำงานเก่ามาก่อน

จัดให้มีการสอบทานดูแลอย่างเหมาะสม

การทำทุจริตเกิดขึ้นจากความต้องการและโอกาส องค์กรไม่ควรกำหนดให้พนักงานหรืออาสาสมัครอยู่ในตำแหน่งที่มีสิ่งล่อตาล่อใจ เช่น การเข้าถึงเงินสดย่อยได้ หรือกำหนดให้บุคคลคนเดียวรับผิดชอบเรื่องของเงินสด พนักงานหรืออาสาสมัครบางคนที่ปฏิเสธการลาพักร้อนดูเหมือนจะเป็นผู้ที่อุทิศตนในการทำงาน แต่จริงๆ แล้วอาจจะซ่อนบางอย่างที่เป็นการกระทำทุจริตก็เป็นได้ ดังนั้น การกำหนดนโยบายการลาพักร้อนจึงเป็นสิ่งที่ดี นอกจากนี้ องค์กรควรระวังพนักงานหรืออาสาสมัครที่อาจเกิดความไม่พอใจเรื่องของการจ่ายเงิน บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบหรือการยอมรับจากคนรอบข้าง เพราะบุคคลเหล่านี้จะรู้สึกไร้คุณค่าหรือด้อยค่าต่อองค์กร และนี่แหละ…จะเป็นเหตุผลที่ทำให้พวกเขาอยากเอาคืนกับองค์กร

นำแนวคิดในการตรวจสอบมาใช้

บ่อยครั้งที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรมีการต่อต้านหรือไม่อยากให้มีผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอก เนื่องจากต้องมีค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่พวกเขาไม่อยากจะจ่าย แต่จริงๆ แล้ว การป้องกันการกระทำทุจริต ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบ การกำกับดูแล หรือระบบการควบคุมภายใน สามารถช่วยประหยัดเงินจากการสูญเสียหากเกิดกรณีทุจริตได้

ถ้าเป็นไปได้ องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรควรจัดให้มีการตรวจสอบจากภายนอกอย่างเป็นประจำเพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่าผู้บริหารของพวกเขาได้ดูแลอย่างทั่วถึงและการควบคุมมีประสิทธิภาพ หากไม่สามารถดำเนินการกระบวนการตรวจสอบที่ให้ความเชื่อมั่นต่อระบบได้ องค์กรควรร้องขอให้มีการสอบทานข้อมูลทางการเงิน ซึ่งการสอบทานในลักษณะนี้จะเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการตรวจสอบแบบเต็มรูปแบบ (Full Audit) และยังช่วยให้ข้อมูลทางการเงินขององค์กรนั้นสมเหตุสมผล หรือไม่มีสิ่งผิดปกติใดๆ ที่จะต้องพิจารณาหรือเพ่งเล็งเป็นพิเศษได้ด้วย

องค์กรควรจัดตั้งคณะกรรมการตรวจสอบที่มีบุคคลผู้มีความเชี่ยวชาญในเรื่องบัญชีและการเงินเพื่อเป็นบุคคลหลักในการต่อต้านการกระทำทุจริต ทั้งนี้ หากไม่มีคณะกรรมการตรวจสอบ องค์กรควรพิจารณาแต่งตั้งบุคคลผู้มีความรู้เรื่องบัญชีและการเงินในคณะกรรมการบริหารให้ทำหน้าที่ดังกล่าวแทน

อีกทางเลือกหนึ่ง คือ การนำเอาผู้เชี่ยวชาญภายนอก เช่น นักบัญชีภายนอกที่มีประสบการณ์ในการตรวจสอบการกระทำทุจริต และกฎหมาย เพื่อประเมินและวางระบบการควบคุมภายใน เช่น การฝึกอบรมพนักงานให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสมภายในองค์กร ลองมองหาอาสาสมัครที่มีคุณสมบัติดังกล่าวที่พร้อมจะอุทิศเวลาของตนเองในการทำหน้าที่นี้

กำหนดให้มีระบบการแจ้งเบาะแส (Whistleblower system)

ทีมคณะกรรมการขององค์กรควรออกแบบและส่งเสริมให้มีระบบการแจ้งเบาะแสการกระทำผิด ซึ่งระบบดังกล่าวถือเป็นวิธีการที่มีค่าใช้จ่ายน้อยแต่ได้ประสิทธิภาพสูง โดยเฉพาะองค์กรที่มีอาสาสมัครที่มีพื้นเพหรือที่มาที่มีความหลากหลายอยู่ร่วมกัน

ผู้เขียน Art Stewart | ผู้แปลและเรียบเรียง ศรรณ ทองประเสริฐ, CIA | ตีพิมพ์ลงจุลสาร สตท (สมาคมผู้ตรวจสอบภายในแห่งประเทศไทย)